업무를 처리하는 과정에서 다른 사람 이름이 들어간 계약서와 확인서를 대신 작성한 적이 있습니다. 당시에는 상대방도 내용을 알고 있었고 실무상 대신 작성해도 된다고 생각했는데 이후 관계가 틀어지면서 본인은 작성이나 서명에 동의한 적이 없다며 경찰에 신고했습니다.

일부 문서는 거래처나 기관에 제출된 상태이고, 작성 당시 주고받은 메시지도 남아 있습니다. 상대방 이름을 직접 적었다는 이유만으로 곧바로 문제가 되는지, 조사 전에 어떤 자료를 준비해야 하는지 궁금합니다.

사문서위조죄와 관련된 사건에서는 다른 사람의 이름이 적힌 문서를 작성했다는 사실만으로 모든 판단이 끝나는 것은 아닙니다. 해당 문서를 작성할 권한이나 승낙이 있었는지, 문서가 누구의 의사에 따라 작성된 것으로 보이게 되는지, 실제로 어떠한 목적으로 사용됐는지 등을 구체적으로 살펴야 합니다.

특히 명의자가 사전에 작성 권한을 부여했거나 문서 작성과 내용을 알고 승인했다는 입장이라면 그 범위가 어디까지였는지 객관적인 자료를 통해 확인하는 것이 중요합니다.

반대로 권한 없이 명의를 사용하거나 이미 작성된 문서의 중요한 부분을 임의로 변경했다는 의혹이 있다면 최초 작성본과 수정본, 파일정보, 문자·메신저, 이메일 및 실제 제출 경위를 시간순으로 정리할 필요가 있습니다.

계약서·확인서·동의서 등 문서의 종류를 확인해야 합니다.

문서에 표시된 명의자가 누구인지 살펴야 합니다.

실제로 문서를 작성하거나 수정한 사람이 누구인지 확인해야 합니다.

서명·도장·전자서명 등이 어떤 방식으로 들어갔는지 살펴야 합니다.

문서가 실제로 제3자에게 제출되거나 사용됐는지도 확인해야 합니다.

업무상 관행에 따라 대신 작성했다는 설명이 있다면 실제로 그와 같은 업무처리가 반복돼 왔는지, 해당 문서까지 포함하는 권한이 있었다고 볼 자료가 있는지를 검토해야 합니다.

상대방이 일정한 업무를 대신 처리하도록 위임한 사실이 있다면 그 권한의 구체적인 범위를 확인해야 합니다.

서면 위임장이 존재하는지

문자·메신저로 작성 지시를 받은 적이 있는지

과거에도 동일한 방식으로 서류를 작성했는지

상대방이 완성된 문서를 확인하거나 승인했는지

권한이 특정 업무나 특정 문서에 한정돼 있었는지

회사 업무나 거래 실무를 전반적으로 맡고 있었다는 사정이 있다고 하더라도 특정 계약서나 확인서에 타인의 명의를 사용할 권한까지 당연히 있었다고 단정하기는 어렵습니다.

따라서 담당 업무의 범위와 문제 된 문서의 중요성, 기존 업무처리 방식 및 명의자의 구체적인 지시 여부를 함께 확인해야 합니다.

타인의 서명을 직접 기재하거나 도장을 사용했다면 해당 서명·날인을 할 권한이 있었는지와 명의자가 이를 어떻게 관리해 왔는지를 확인해야 합니다.

도장을 누가 보관하고 있었는지

도장 사용에 관한 사전 허락이 있었는지

이전에도 같은 방식으로 문서에 날인했는지

명의자가 사후에 문서를 확인하고 이의를 제기했는지

문서 내용 자체를 승인한 자료가 있는지

처음부터 타인 명의의 문서를 새로 만든 경우와 이미 정상적으로 작성된 문서의 내용을 뒤에서 변경한 경우는 사실관계를 구분해야 합니다.

금액이나 날짜, 계약 당사자, 주요 조건 등 문서의 핵심 내용이 변경됐다는 주장이 있다면 원본과 변경본을 비교하고 누가 언제 수정했는지를 확인할 필요가 있습니다.

최초 작성본이 남아 있는지

변경된 항목이 무엇인지

수정 시점을 확인할 수 있는 파일정보

수정을 요청하거나 승인한 대화가 있는지

수정본이 실제로 사용됐는지

워드·PDF·전자계약 등 전자적인 방식으로 문서가 만들어졌다면 파일 생성·수정 정보와 이메일, 메신저 전송내역 등이 작성 경위를 확인하는 자료가 될 수 있습니다.

최초 파일 생성일

수정된 날짜와 버전

파일을 주고받은 이메일이나 메신저

전자서명 요청과 승인 과정

클라우드나 공동작업 기록이 남아 있는지

작성 당시 명확한 권한이 있었는지와 별도로 문서 작성 이후 명의자가 내용을 알고 어떠한 태도를 보였는지도 사실관계를 파악하는 데 필요한 자료가 될 수 있습니다.

다만 사후에 문서를 알게 됐다는 사실과 처음부터 작성 권한이 있었다는 것은 구분될 수 있으므로 두 내용을 혼합해서 설명하지 않는 것이 중요합니다.

문제 된 문서를 거래처나 금융기관, 회사, 공공기관 등에 제출했다면 작성행위와 별도로 해당 문서를 실제 진정한 문서처럼 사용한 경위도 확인해야 합니다.

누구에게 문서를 제출했는지

제출한 날짜와 방법

어떤 업무를 처리하기 위해 사용했는지

제출 당시 문서의 문제를 알고 있었는지

해당 문서를 통해 실제 거래나 처리가 이루어졌는지

회사 내부 결재서류나 거래 확인서, 각종 신청서를 대신 작성했다면 직책과 업무범위, 내부 결재관행 등을 확인해야 합니다.

단순히 실무자가 서류를 대신 작성했다는 사실만으로 판단하기보다 최종 명의자가 문서 내용을 승인하는 구조였는지와 해당 문서를 누가 최종적으로 사용했는지를 살펴야 합니다.

계약서의 당사자 명의를 대신 기재했다면 실제 계약을 체결할 권한과 계약조건에 대한 합의가 존재했는지를 확인해야 합니다.

계약 당사자들이 거래 자체에는 합의했는지

계약금액과 주요 조건에 합의가 있었는지

계약서를 누가 작성하기로 했는지

완성된 계약서를 명의자가 받아본 적이 있는지

계약에 따라 실제 이행이 이루어졌는지

문서 작성이나 사용을 통해 돈을 받거나 재산을 이전받았다는 주장이 함께 제기된다면 문서 문제 외에 거래 전체의 경위를 별도로 확인할 필요가 있습니다.

문서 작성의 목적과 실제 거래 상대방이 어떠한 내용을 믿고 행동했는지, 금전이 누구에게 지급됐는지 등을 구체적으로 정리해야 합니다.

과거에는 작성에 동의했지만 분쟁이 생긴 뒤 이를 부인하고 있다는 입장이라면 당시의 메시지나 이메일, 통화 이후 작성된 기록 및 제3자의 업무처리 자료를 확보해야 합니다.

단순히 구두로 허락받았다고 주장하기보다 작성 지시와 내용 확인, 사후 사용까지 이어지는 객관적인 정황을 구체적으로 정리하는 것이 중요합니다.

문제 된 문서의 원본과 사본을 모두 확보해야 합니다.

초안과 최종본, 수정본이 있다면 버전별로 보존해야 합니다.

작성 지시나 동의와 관련된 문자·메신저·이메일을 확보해야 합니다.

서명이나 도장을 사용하게 된 경위를 시간순으로 정리해야 합니다.

문서를 실제로 어디에 제출하거나 사용했는지 확인해야 합니다.

문서 작성 전후 업무처리 기록을 보존해야 합니다.

상대방에게 진술을 맞추거나 새로운 확인서 작성을 요구하지 않아야 합니다.

문제가 된 문서 원본·사본

초안·수정본·최종본 파일

문서 작성 지시 관련 문자·메신저

이메일과 파일 전송기록

위임장이나 업무분장 자료

서명·도장 사용에 관한 기존 업무자료

문서를 제출하거나 사용한 기록

계약 또는 거래 이행자료

문서 작성 사실을 알고 있던 관계자의 자료

경찰 출석요구서 등 수사 관련 문서

STEP 1: 문제 된 문서와 각 버전의 파일을 원본 상태로 확보합니다.

STEP 2: 문서를 작성하거나 변경한 사람과 시점을 확인합니다.

STEP 3: 명의자로부터 어떠한 권한이나 승낙을 받았는지 정리합니다.

STEP 4: 문서 내용과 수정된 부분을 초안·최종본으로 비교합니다.

STEP 5: 문서를 실제 제출·사용한 과정과 목적을 확인합니다.

STEP 6: 메시지·이메일 등 객관적인 자료와 일치하도록 경찰 조사에서 사실관계를 설명합니다.

STEP 7: 문서 사용으로 발생한 거래나 손해에 관한 추가 쟁점이 있는지 함께 검토합니다.

명의자가 문서 작성을 알고 있었다는 점이 중요하다면 단순히 구두로 허락했다고 주장하는 데 그치지 않고 언제 어떤 내용에 대해 승낙받았는지를 구체적으로 확인해야 합니다.

특히 일반적인 업무처리 권한과 타인 명의의 특정 문서를 작성할 권한은 범위가 다를 수 있으므로 당시의 메시지와 업무관행, 문서 작성 후 상대방의 행동까지 종합적으로 정리하는 것이 중요합니다.

타인 명의의 계약서나 확인서 등을 작성하거나 기존 문서를 변경했다는 사건에서는 문서의 외형만이 아니라 실제 작성 권한과 명의자의 의사, 변경 내용 및 사용 목적을 종합적으로 확인해야 합니다.

특히 사문서위조죄 관련 수사를 받는 상황이라면 원본 문서와 수정 이력, 메시지·이메일, 위임관계 및 실제 제출자료를 그대로 보존하는 것이 중요합니다. 문서 작성과 실제 사용, 그로 인해 이루어진 거래를 각각 구분해 객관적인 자료를 토대로 대응 방향을 검토해야 합니다.